Omien tiedostojen tallennus

Harkitse, mihin ja millä nimellä talletat omat työsi
Kirjoittamasi tekstit ja taulukot sekä käsittelemäsi kuvat ovat arvokkaita. Niiden tekemiseen on mennyt tunteja sinun elämästäsi ja työnantajasi on maksanut niistä sinulle palkkaa. Pidä niistä hyvä huoli. Hyvin tehtyä työtä on mukava esitellä.

Varmuuskopiointi
Omien töiden varmuuskopiointi ja projektien hallinta ovat helpompia, mikäli käyttäjän tiedostot on talletettu keskitetysti.
Tiedoston sijainti ja nimi yhdessä auttavat sen sisällön muistamiseen. Kun varmuuskopioit jotain, tee merkintä tai muistiinpano kopioiduista hakemistoista. Lisää vaikkapa hakemiston nimen loppuun merkintä ".CD".
Halutun tiedoston löytää helpommin, kun sen sijainti ja nimi on järkevä.

Käytä yhtä hakemistoa, jonka alla ovat kaikki työsi (\data tai Documents and Settings)
Käytä toista hakemistoa, jonne talletat asentamasi ohjelmat (C:\program Files)
Käytä kolmatta hakemistoa, jonka sisällön voit miettimättä tyhjentää koska tahansa (\tmp)

Talleta työsi aiheen mukaisiin alihakemistoihin.
Tee uusi alihakemisto aloittaessasi uutta projektia
Tee projektihakemiston alle joka vuoden alussa uusi alihakemisto ja nimeä se päivämäärän mukaan, pelkkä vuosi riittää
Kopioi (Älä siirrä) uuteen hakemistoon vain ne tiedostot joita olet muuttamassa.
Jos tarvitset samaa tiedostoa monessa paikassa ja haluat, että tekemäsi muutokset ovat joka paikassa voimassa, voit käyttää linkkejä. MS Windows käyttää niistä nimitystä shortcut. Linuxissa käytetään nimitystä (symbolic) link.

Esimerkki erään käyttäjän DATA -hakemistosta

Esimerkin mukaisen systeemin ytimenä on se, että kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa siten, että yksittäisen tiedon löytäminen on mahdollisimman helppoa.
Ylimpänä tasona on \DATA -hakemisto, joka jakautuu toisistaan riippumattomiin osiin:

    data\personal     data\work     data\misc

Näille hakemistoille luodaan edelleen alihakemistoja tarpeen mukaan:

    data\personal\koti
    data\personal\ttps
    data\personal\ham

Materiaali jaetaan edelleen luontivuoden mukaan alihakemistoihin:

    data\personal\ttps\96
    data\personal\ttps\97

Tiedostojen tyyppi ja kohdepäivämäärä voidaan ilmoittaa tiedoston nimessä:

    \97\poy0423A.txt

Sijainni ja nimen perusteella on selvää, että kyseessä oleva dokumentti on vuonna 1997 huhtikuun (04) 23.päivä pidetyn ttps-yhdistyksen kokouksen pöytäkirja (poy) versio A.
Tiedosto on ASCII -muotoinen (txt). Sama tiedosto WORD-muotoisena on poy0423a.DOC. Versio poy0423B.doc eroaa tästä asiasisällöltään. Saman kokouksen pöytäkirjaan liittyvä EXCEL-taulukko on nimeltään X\data\personal\ttps\97\poy0423a.XLS.

Päivämäärä (kkpp) ja versiotunnus (t) on muodossa kkppt (kuukausi kk ja päivä pp kahdella numerolla) Valitettavasti tämä poikkeaa normaalista päivämäärän takaperoisesta esitysmuodosta. (katso myös)
Näin saadaan esim dokumenttien luettelo näkymään hyvässä järjestyksessä
Päivämäärällä 23.4.1997 pidetyn kokouksen kaikki dokumentit saadaan näkyviin komennolla
DIR \data\personal\ttps\97\???0423*.*.
Vastaavasti pelkät pöytäkirjat:
DIR \data\personal\ttps\97\poy0423*.*.

(Windowsissa MyComputer-ikkunan Details -esityksessä voi klikata Name-palkkia, jolloin tiedostot asettuvat järjestykseen)

Viittaus toiseen tiedostoon
Dokumentissa voi viitata toiseen dokumenttiin käyttämällä hyväksi sen sijaintia ja nimeä
Tässä voi äyttää hyväksi sitä, että polun loppuosa on sama sekä koti- että työkoneessa.
-'Seuran laiturien uudelleenjärjestelyssä tullaan noudattamaan pöytäkirjassa \ttps\97\poy0423a.txt esitettyä suositusta'

Tiedon talletus eri käyttöjärjestelmissä

MSWindows
Mikäli mahdollista, tiedot kannattaa tallentaa eri kovalevylle, kuin C:, jolla sijaitsevat käyttöjärjestelmä sekä suurin osa käytetyistä ohjelmista. C:-levy on turvattomampi erityisesti levyrikon sattuessa. Jo eri partitionkin käyttö parantaa tilannetta huomattavasti.
Windows 3.xx, 95, 98 ja ME
- Tiedot eivät ole suojattavissa vieraalta käyttäjältä.
- My Documents voi osoittaa toiselle kovalevylle
- Jokaisella käyttäjälä voi olla oma työhakemistonsa
Windows 2000, NT ja XP
- Käyttäjien hakemistot ovat suojattavissa tunkeilijoilta.
- My Documents voi osoittaa toiselle kovalevylle

Linux, Unix
- Tiedot ja hakemistot ovat suojattavissa
- Työhakemistot ovat kuin luonnostaan /home/luuseri -hakemiston alla.

Älä toimi näin !!

-talletat työsi kovalevyn juuri-hakemistoon
-talletat työsi windows- ja programs-hakemistoihin
-talletat wordilla kirjoitetut yhteen ja excelillä tehdyt toiseen hakemistoon
-talletat kaikki työsi yhteen hakemistoon yhteen suureen kasaan
-annat ohjelmien tallettaa oletushakemistoihinsa
-jätät varmuuskopiot ottamatta
-käytät hätäisesti keksittyjä nimiä
-luotat omaan muistiisi tiedostojen nimeämisessä

Päivitetty 10.01.03
PTMUSTA at UTU.FI