MSWord:n tiedostojen luottamuksellisuus

MS Wordin tiedostot sisältävät paljon muutakin informaatiota, kuin pelkästään käyttäjän kirjoittaman tiedon. Osa tiedosta on sellaista, mitä ei haluta saattaa kenenkään tietoon. Pelkästään tieto tiedoston kirjoittamiseen käytetystä laitteistosta on joskus ikävää. DOC-tiedostot sisältävät kuitenkin myös todella vaarallista tietoa kuten oheisesta keskusteluun perustuvasta tekstistä ilmenee.

Q: Muutamme tekstiä ja teemme uusia sopimuksia eri yritysten kanssa. Kun kirjoitamme asiakirjoja, emme halua, että vastaanottaja pystyy näkemään, mitä muutoksia olemme tehneet. Miten tämä voidaan estää?

Riittää, kun vastapuoli ottaa asiakirjan vastaan, painaa nappulaa: 'track changes' ja silloin näkyviin tulee kaikki, mitä ja miten asiakirjaa on käsitelty täälä meillä.

Pikainen kysymys kuuluu, miten tämä on estettävissä? Miten meidän tulisi kirjoittaa dokumentit, etteivät ne jättäisi tätä jälkeä?

A: Jos asiakirjaa kirjoittavassa Wordissa ottaa pois option "Track Changes" (Word 2000:ssa Tools + Track Changes + Highlight Changes, rasti pois ruudusta "Track changes while editing") ei muutoksista taida jäädä jälkeä. Näin ainakin alustavien testien perusteella vaikuttaa, kannattaa tarkistaa.

Näiden lisäksi voisi kokeilla sitä, että kun sopimusteksti on valmis, tallentaa tiedoston uudelle nimelle (File, Save As...). Kaikista paras vaihtoehto: lähettää sopimuksen eteenpäin RTF tai PDF-muodossa.
Acrobat ei paljoa maksa, ja PDF-tiedostossa ei ainakaan ole mukana muuta kuin se, mikä alkuperäisestä dokumentista tulostuisikin. Lisäksi Wordin asetuksista kannattaa ottaa pois päältä Pikatallennus (englanninkielisessä Word 2002:ssani tuo löytyy kohdasta Tools/Options/Save/Allow fast saves, siitä siis ruksi pois). Pikatallennuksen päällä olo jättää dokumenttiin vanhoja tietoja, jotka asiantunteva henkilö pystyy kaivamaan helpohkosti esiin. Parasta olisi poistaa se valikosta Tools ja poistaa myös työkaluriviltä Reviewing, jotta kukaan ei paina sitä vahingossa päälle.

PTMUSTA at UTU.FI